Privacy Policy

Effective Date: 12-08-2026 | Last Updated: 12-08-2026

Zellect  is an online election management and electronic voting platform. 

This Privacy Policy explains how we collect, use, share, retain, and protect personal information through our website, applications, and election services (the “Services”), and applies to organisation owners, election administrators, voters, candidates, and other individuals who use the Services.

Where an organisation uses Zellect to conduct an election, that organisation determines how and why its voters', candidates', and administrators' information is collected, and Zellect processes that information on the organisation's behalf. 

Section 3 explains these roles in more detail. 

By using the Services, you acknowledge that you have read this Privacy Policy.

1. Definitions

“Personal Information” – any information relating to an identified or identifiable individual.

“Processing” – any operation performed on Personal Information, including collection, storage, use, disclosure, or deletion.

“Organisation” – an entity that uses Zellect to create and conduct an election.

“Election Administrator” – an individual authorised by an Organisation to configure or manage an election.

“Voter” – an individual eligible to participate in an election conducted through Zellect.

“Services” – the Zellect website, applications, and election-related services.

2. Our Role: Controller and Processor Zellect acts as a data processor for voter, candidate, and election-participant information that an Organisation provides to conduct its election. The Organisation is the data controller for that information and is responsible for having a lawful basis to collect and provide it to us.

Zellect acts as a data controller for account-holder information, technical and usage data, and other information collected directly through our own operation of the Services (Sections 4.1, 4.4, and 4.5).

3. Information We Collect 

3.1 Account and Organisation Information Name, email, phone number, authentication credentials, and organisation or election configuration details you provide when creating or managing an account, organisation, or election.

3.2 Voter and Election Participant Information Information an Organisation provides about eligible voters and participants — for example name, email (including for the distribution of automated OTPs and accreditation alerts), membership or ID number, department or unit, and eligibility or accreditation status.

3.3 Voting and Election Data Eligibility, accreditation, and participation status; the offices a voter may vote for; and technical records needed to count and audit an election.

Anonymous voting: Zellect is designed to keep voter identity separate from individual voting choices. Once cast, a vote is recorded as an anonymous ballot and is not linked back to the voter's identity for Organisations or administrators to see. We may retain a record that a voter participated , separate from their choice , where necessary to prevent duplicate voting and administer the election. Vote receipt or verification information, where offered, is designed so that it cannot be used by anyone, including Zellect or the Organisation, to determine how a specific voter voted.

3.4 Payment Information Where an Organisation makes a paid purchase, a third-party

payment provider processes the transaction; we receive limited transaction metadata (status,reference, amount, date) and do not ordinarily store full card details.

3.5 Technical, Usage, and Audit Information IP address, browser and device type, pages accessed, and session data, collected to operate, secure, and troubleshoot the Services. We also generate and maintain cryptographic audit logs of significant actions taken within the platform (who, what, when, and where) and verified election result sheets for security, accountability, and election-integrity purposes. Audit logs may be retained after an election ends,  see Section 8.

3.6 Information from Third Parties We may receive information from payment providers, authentication providers, and Organisations, used only for purposes consistent with providing and securing the Services.

4. How We Use Information, and Our Legal Basis 

We process personal information under one or more of the following legal bases, as applicable: performance of a contract (creating your account, running an election you're voting in or administering), your consent (e.g. optional marketing communications), our legitimate interests (security, fraud prevention, service improvement), and compliance with a legal obligation (regulatory or law-enforcement

requirements).

• Providing the Services – accounts, elections, authentication, accreditation, vote casting/counting, results, receipts, support, payments. (Contract)
• Election administration – enabling Organisations to manage voters, candidates, schedules, and results. (Contract)
• Security and fraud prevention – detecting unauthorised access, duplicate voting, and abuse; maintaining audit trails. (Legitimate interest)
• Communications – account, security, election, and billing notices (essential, sent regardless of marketing preferences); optional product updates (Consent, where required, with an opt-out).
• Service improvement – using aggregated or de-identified information wherever possible. (Legitimate interest)
• Legal and regulatory compliance, and protecting election integrity — including verifying that voting rules were applied correctly and investigating irregularities. (Legal obligation / legitimate interest).

Zellect does not sell personal information, and does not use voter information or individual voting choices for advertising, profiling, or automated decisions that produce legal or similarly significant effects.

5. How We Share Information

• Organisations – an Organisation and its authorised administrators can access information needed to run their election (eligibility, accreditation, participation, candidates results). They cannot access an identifiable record of how an individual voted.
• Service providers – These providers are bound to use information only for the purpose we authorise.
• Payment providers – to process, confirm, and reconcile transactions.
• Legal and safety reasons – to comply with a legal obligation or lawful request investigate fraud, enforce our terms, or protect the rights and safety of Zellect, users, or others.
• With your direction – where you ask us to, or otherwise consent.

An Organisation may choose to publish election results; 

Zellect does not independently publish an individual's personal information or voting choices beyond what's necessary to provide the Services or required by law.

6. Data Security 

We use encryption where appropriate, secure authentication, password hashing, role-based access controls, audit logging, and monitoring for suspicious activity to protect personal information. 

Voter identity is architecturally separated from voting choices, and access to election data is restricted by role.

No system is completely secure, therefore, you're responsible for keeping your credentials confidential, using a strong password, and notifying us of any suspected unauthorised access to your account. 

Organisation owners and administrators are responsible for appropriately managing access granted to their personnel.

7. Cookies and Similar Technologies 

We use essential cookies to maintain authentication

sessions and secure the Services; these may not be optional, as disabling them can affect functionality. 

However, we do not currently use analytics or advertising cookies, if this changes, we'll

update this Policy and provide any notices or choices required by law. 

You can control cookies through your browser settings.

8. Data Retention and Deletion 

We keep personal information only as long as reasonably necessary for the purpose it was collected, and delete or anonymise it afterward. 

Where we describe being unable to fulfil a deletion request immediately, it is because retention remains necessary for one or more of the following:

•  Legal or regulatory compliance
•  Election integrity, verification, or audit
• Fraud, abuse, or security investigation
•  Dispute resolution or the establishment/defence of legal claims

Account and organisation information is generally kept while the account is active. Election records, results, and audit logs may be retained after an election ends for the reasons above; retention length may also depend on the Organisation's own requirements. 

Where deletion isn't immediately possible, we restrict further use of the information to the retained purpose.

Requests concerning voter information an Organisation provided to us may need to be directed to that Organisation, as the controller of that data.

9. Your Privacy Rights Depending on applicable law, you may have the rights below.

To exercise any of them, contact us using the details in Section 13 with enough information for us to verify your identity; we may limit or decline a request where permitted or required by law (for example, where it would affect another person's rights or where we must retain the information for a lawful purpose).

 Be informed – know what we collect and why (this Policy).

•  Access – request confirmation and a copy of personal information we hold about you.
•  Rectification – correct inaccurate or incomplete information.
•  Erasure – request deletion, subject to legal, security, and election-integrity exceptions (see Section 8).
•  Restrict processing – request that we limit how we use your information in certain circumstances.
•  Object – object to processing for direct marketing or other permitted grounds.
•  Data portability – receive certain information in a structured, machine-readable format.
•  Withdraw consent – withdraw consent at any time where consent is our legal basis, without affecting past processing.

 Lodge a complaint – contact us, if you believe your rights have been violated.

10. Children and Minors 

The Services are not directed at individuals under 18. Organisations using Zellect to conduct elections involving participants under 18 (for example, school or

youth-body elections) are responsible for obtaining any parental, guardian, or institutional authorisation required by applicable law before providing their information to us.

11. Third-Party Services 

We rely on third-party providers,  including payment processors, for certain features; they process information under their own privacy policies, and we require

appropriate confidentiality and security commitments from providers acting on our behalf. 

Links to third-party websites are provided for convenience; we're not responsible for their privacy practices.

12. Changes to This Policy 

We may update this Privacy Policy to reflect changes to the Services, our practices, or applicable law. 

We'll update the “Last Updated” date above, and provide additional notice for material changes where required by law. 

Continued use of the Services after an update takes effect constitutes acknowledgement of the update, to the extent permitted by law.

13. Contact Us 

For privacy questions, requests, or complaints, contact us below. 

We aim to respond to privacy-related requests as soon as possible.

● Website: zellect.app

● Privacy Contact: support@zellect.app